La boîte à idées - Le blog de Jean Chambard

Paris, le 29 mars 2020

Crise du Covid-19 oblige, nous voilà confinés depuis déjà 2 semaines. Et il a bien fallu apprendre à travailler à distance, depuis sa maison. Nous avons reçu quelques conseils pour bien s'organiser. J'en ai expérimenté quelques uns, j'en ai partagé d'autres. J'en ai faite une petite compilation.

1 - Garder la forme et mettre les formes

Vous connaissez tous cette fameuse citation, « Mens sana in corpore sano » ou « Un esprit sain dans un corps sain. ». Elle est issue de la dixième Satire de Juvénal. Oui je sais, cela vous fait une belle jambe. Justement, parlons-en. Pour garder la forme, il faut l'entretenir.

Ce n'est pas parce qu'on est confiné chez soi qu'il ne faut pas faire un minimum d'exercice, oublier de se raser ou de se brosser les dents. Rester en pyjama toute la journée n'est pas une option non plus. Il est donc important de conserver ces gestes du quotidien : faire sa toilette, se raser (pour les hommes), se maquiller (pour les femmes), s'habiller.

Conserver ces rituels liés au travail est important, car sinon la séparation entre vie professionnelle et vie personnelle s'estompe. Et on commence à tout mélanger. Un sentiment diffu d'être en vacances peut s'installer, avec malheureusement les contraintes dû au travail, et cet écart finit par créer un malaise.

Il faut aussi pouvoir se ménager un ou plusieurs créneaux pendant la journée pour faire un peu d'exercice. Une heure par jour suffit. Si vous le pouvez, profitez également du beau temps en sortant vous aérer sur votre balcon, ou dans votre jardin si vous avez la chance d'en avoir un. Rappelons qu'une heure de jardinage permet de bruler plus de calories qu'une séance de sport. Alors comme c'est le printemps, profitez-en.

2 - Aménager son environnement de (télé)travail

Travailler de chez soi depuis son canapé, on peut le faire pendant une petite heure ou deux. Mais passer toute la journée devant son ordinateur, en vidéoconférence ou au téléphone, ce n'est plus la même histoire. Il est alors indispensable d'aménager sa maison pour se constituer un petit espace à soi ou presque.

Plus facile à dire qu'à faire, surtout si l'on ne dispose pas d'une pièce dédiée à cet effet. Si vous ne disposez pas d'un bureau, vous pouvez encore requisitionner un bout de la table de la salle à manger, ou de la table basse du salon (moins confortable), ou investir les combles que vous venez de faire aménager, ou bien encore votre sous-sol.

Si vous vous installez dans une salle commune comme le salon, ou si vous partagez votre bureau avec votre conjoint ou conjointe, prévoyez des systèmes vous permettant de vous isoler pour travailler plus sereinement. Equipez-vous par exemple d'un casque à réduction de bruit active, du type Bose Headphones 700, Sony WH-1000XM3 (le 4 est en approche) ou Jabra Elite 85H. J'ai à ce propos écrit un article sur l'utilisation du Bose pour participer à des vidéoconférences.

Il faut aussi pouvoir compter sur un réseau domestique performant. Réseau domestique basé sur le WiFi ou câblé (il suffit de se brancher directement sur sa box Internet) et sur une connexion Internet haut débit (Fibre Optique ou ADSL).

J'avais écrit, il y a un bon moment déjà (whaou, 4 ans déjà), un petit article sur la meilleure façon de distribuer le WiFi dans sa maison. Les conseils que j'y donne sont toujours valables, même si à cette époque, les réseaux WiFi Mesh (réseaux maillés) n'existaient pas encore.

Si votre réseau WiFi sature, notamment parce que vos enfants suivent leurs cours sur Internet, que votre conjoint participe à une vidéoconférence en même temps que vous, sachez qu'aujourd'hui, il existe des réseaux WiFi Mesh tri-bandes (comme les Netgear Orbi, Asus ZenWiFi CT8/XT8, Linksys Velop), avec une bande dédiée pour la communication entre amplificateurs, laissant les 2 autres bandes de 2,4 Ghz et 5 Ghz disponibles pour les équipements domestiques et offrant ainsi des débits importants compatibles avec la vidéo (et donc la vidéoconférence). Je vous explique tout et comment optimiser la couverture de réseau WiFi dans cet article.

Exemple de réseaux WiFi maillés

Il vous faut naturellement un PC portable ou fixe et si possible un 2ème écran, plus grand que le simple écran de votre portable. Ceci vous permettra d'afficher des documents tout en travaillant par ailleurs sur votre messagerie ou en vidéoconférence.

3  - Utiliser les bons outils au bon moment

Messagerie électronique, vidéoconférence, téléphone, les outils collaboratifs ne manquent pas. Mais encore faut-il savoir les utiliser à bon escient. Voici donc un petit tour d'horizon et quelques conseils de bon sens, que nous appliquons tous généralement de façon assez intuitive.

1. Le téléphone (fixe ou mobile) : un appel est généralement intrusif et oblige votre correspondant à interrompre son travail. Réservez-le aux sujets urgents et importants ;
2. La messagerie instantanée ou Chat (Google Hangouts, Microsoft Teams, WhatsApp, Messenger, Slack, Discord, RocketChat, etc.) : elle présente l'avantage d'échanger par écrit et en mode synchrone (votre correspondant vous répond généralement immédiatement) ou au pire en mode asynchrone (il répondra quand il sera disponible, mais dans ces cas là, autant utiliser la messagerie) ;
3. La visioconférence* (Google Meet, Microsoft Teams ou Skype, Zoom, Cisco WebEx, ou les outils sur smartphones comme WhatsApp, Messenger, Facetime, Google Duo) : elle permet d'organiser des réunions dans lesquelles vous pourrez vous voir, partager des documents ou votre écran. Privilégiez des formats courts (1 heure max), opérationnels avec un ordre du jour, un plan d'actions et établissez un compte-rendu (comme d'habitude bien sûr);
4. La messagerie électronique ou mail (Office365, GMail, Lotus, etc.) : utilisez le mail pour des sujets complexes qui nécessitent de conserver un écrit.

En sus de ces outils de communication, privilégiez les outils collaboratifs :

1. Les documents partagés (Google GSuite ou Miscosoft Office365) : Ces outils permettent de collaborer simultanément dans un même document partagé dans le Cloud, que ce soit un document Word/Doc, une présentation Powerpoint/Slides ou une feuille Excel/Sheet.
2. Les tableaux blancs (Microsoft Teams - tableau blanc intégré - ou Google Jamboard) : ces outils permettent de dessiner, coller des post-it, écrire, comme sur un vrai tableau de salle de réunion. Rappelonns qu'un dessin vaut mieux qu'un long discours.
3. Les tableaux Kanban (Trello, Asana ou Wekan - si votre entreprise a mis cet outil en oeuvre) : organisez votre travail d'équipe à travers des tableaux partagés.
4. Les drives (espace de stockage dans le Cloud comme Microsoft OneDrive, Google Drive, DropBox, Box, etc.) : échangez des documents volumineux ou non en toute confidentialité.

(*) Pour profiter de la visioconférence, il faut naturellement disposer d'une WebCam sur son PC Portable. Et espérer que tous vos correspondants disposent d'un équipement similaire. Mais tout le monde dispose d'un smartphone, et donc d'une caméra et d'une app de visioconférence.

Si vos correspondants ont encore la chance de pouvoir se réunir dans une salle de réunion (en respectant les distances de sécurité), ils devront également utiliser le même système de visioconférence, avec en complément une caméra 360 avec focus automatique sur l'intervenant, telle que Owl Meeting Pro.

4  - Appliquer les bonnes pratiques

Disposer d'un bureau et des bons outils ne suffit malheureusement pas à se sentir à l'aise en télétravail. Comme disait Aristote, « l'homme est un animal social ». Notre cerveau comporte des neurones miroirs qui nous permettent spontanément d’entrer en empathie avec d’autres. Cette empathie nous nourrit, elle génère un confort, une appartenance, élargit le corps social au vivant. Elle cultive notre intuition.

En télétravail, nous sommes isolés même si connectés en permanence. Il faut donc restaurer les relations sociales en instituant quelques rituels. Ils peuvent vous paraître futiles, mais ils sont en réalité très importants.

• Dites bonjour le matin à votre groupe / équipe, de préférence à travers la messagerie instantanée (Chat).
• Faites un point régulier, ne serait-ce qu'une demi-heure et instaurez un rituel régulier tous les jours.
• Faire des pauses pendant la journée, et instaurez une « télépause café » avec vos collègues. Sachez que le fait de travailler sans voir vos interlocuteurs vous impose une charge cognitive plus importante que d'habitude. Votre cerveau travaille en effet pour imaginer votre interlocuteur.

Le télétravail introduit aussi un flou entre le monde professionnel et personnel. Car vous travaillez maintenant chez vous. Il faut donc réintroduire une séparation symbolique entre vos activités professionnelles et personnelles, par exemple en fermant complètement votre ordinateur à 18 heures et en désactivant les applications de travail de votre téléphone.

Car votre cerveau a besoin de déconnecter pour bien fonctionner. Ne pas déconnecter vous expose à une baisse significative de votre efficacité au travail. C'est d'ailleurs pour cela que le législateur à introduit un droit à la déconnexion.

Le droit à la déconnexion permet à chaque collaborateur de ne pas se connecter aux outils numériques, lire et/ou répondre aux mails, SMS ou appels en dehors des horaires habituels de travail et ce, afin d’assurer le respect des temps de repos.

5 - En conclusion

Voilà à ce jour mes conseils pour bien télétravailler. Ils ne constituent évidemment pas une liste exhaustive des bonnes pratiques. Si vous avez vous même des conseils à suggérer, n'hésitez pas à laisser un commentaire.

Et en bonus, un peu d'humour