La boîte à idées - Le blog de Jean Chambard

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Le coffre-fort électronique par DigiPoste

 

Paris, le 23 septembre 2015

 

 

Un coffre-fort électronique ? Pourquoi faire

Relevés bancaires, bulletins de salaires, quittances de loyer, factures d'électricité, de téléphone, avis d'imposition : nous recevons tous un certain nombre de documents, voire un nombre certain, à conserver pour une durée plus ou moins limitée, et se présentant le plus souvent sous forme papier. Gérer toute cette paperasse n'est pas une sinécure. Jusqu'à présent, j'avais une manière assez classique de résoudre ce problème : je stockais mes papiers dans des pochettes plastiques que je rangeais ensuite dans des classeurs, facilement accessibles. Quand un classeur débordait, j'archivais une partie de son contenu dans des boîtes d'archive en carton. Il parait que je suis plutôt organisé en la matière : certains utilisent plutôt des boîtes à chaussures. Cette bonne vieille méthode ne marche néanmoins plus aujourd'hui. Pourquoi ?

 

Tout simplement parce que je suis face à un fait accompli : de plus en plus d'organismes et d'entreprises, mon fournisseur d'accès Internet et mon opérateur téléphonique en tête, m'envoient leurs documents au format électronique, qui par mail, qui par téléchargement à partir de leur portail. Vous me direz que je pourrais toujours imprimer ces documents et continuer à les classer tranquillement, en faisant grossir mes classeurs et mes cartons d'archive. Mais cela n'a pas de sens : imprimer tous ces documents me prendrait un temps fou (il faut se connecter sur le portail de chacun des organismes, télécharger chaque document), me reviendrait une fortune en encre, et tout cela pour une utilité discutable puisque je n'ai besoin de la version papier que très rarement. Je pourrais également laisser les documents chez leur émetteurs, mais si jamais je change d'opérateur de téléphone, ou de fournisseur de gaz, je risque de perdre toutes les factures passées. Pas idéale comme solution.

 

Aujourd'hui, dématérialiser ses documents n'est donc plus un choix. Il est plus simple de tout numériser, autant que faire se peut. Ce qui nous amène à devoir résoudre immédiatement les deux problèmes suivants :

  • Numériser mes documents papier, d'accord. Mais où dois-je stocker les fichiers PDF ainsi obtenus ?

  • Puis-je détruire mes documents papiers ? Quelle est la valeur juridique des copies numérisées ?

 

La réponse à la première question est moins triviale qu'il n'y parait. Au début, enthousiasmé par ce gain de place inespéré que je venais de réaliser en passant au numérique, je m'échinais à télécharger tous ces fameux documents électroniques (de manière assez épisodique il faut le dire) puis stockais le tout sur le disque dur de mon PC. Avec une épée de Damoclès au dessus de ma tête, la panne tant redoutée du disque dur, et une contrainte, l'impossibilité de partager simplement les documents avec d'autres.

 

J'ai donc d'abord résolu le problème en faisant l'acquisition d'une petite baie de stockage NAS (Network Attached Storage), avec deux disques en miroir (en RAID 1 pour les puristes). Oubliée la panne disque, et le partage de document avec le reste de la famille est devenu un jeu d'enfant. Tant que j'y étais, j'ai aussi mis ma musique, mes photos.... Tout ce qui est aujourd'hui dématérialisé. Restait toutefois trois choses qui me chiffonnaient encore : récupérer les documents me prenait toujours du temps, partager les documents avec l'extérieur m'obligeait encore à passer par la messagerie, et perdre tous mes documents était encore possible, en cas d'incendie, d'inondation voire de cambriolage. J'ai envisagé la sauvegarde dans le cloud mais cela ne réglait pas le problème du partage. J'ai tenté aussi la réplication partielle en recopiant des répertoires entiers dans mon Drive. Mais c'était assez fastidieux et la confidentialité de mes données n'étaient garantie dans aucunes conditions générales, que ce soit chez Google Drive, Microsoft OneDrive ou Dropbox. Me manquait une application qui me permette de tout faire d'un coup.

 

Et c'est là que le coffre-fort numérique entre en jeu. Il récupère les documents pour vous, les stocke et les sauvegarde, et permet de les partager avec qui vous voulez...Alleluia ! Le problème était enfin résolu. Le coffre-fort collecte pour vous, mais vous pouvez bien sûr importer et archiver en sus vos propres documents, qu'ils soient numérisés ou au format électronique d'origine. Je parle de document car il n'y a pas grand intérêt à y mettre sa musique, même au format flac...

 

La réponse à la seconde question est plus complexe, même si cela fait déjà 15 ans que la loi reconnait l'existence des documents électroniques. Depuis l'an 2000 et la promulgation de la loi 2000-230 (cf articles 1316 de 1 à 4 du code civil), il est stipulé que les écrits électroniques peuvent être considérés comme preuve au même titre que n'importe quel autre écrit.

 

Article 1316-1 L'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité.

 

On pourrait donc croire qu'une copie électronique d'un document papier a la même valeur juridique que son original. Que nenni. Il faut savoir distinguer documents dématérialisés et documents électroniques originaux. Les documents originaux ont une valeur juridique. Pas les copies. Les documents papier que je numérise soigneusement avant de les déposer dans mon coffre-fort numérique sont considérés comme les copies d'originaux et n'ont pas de valeur légale, pas plus ni moins que celle d'une vulgaire photocopie.

 

Les choses sont donc assez claires sur le principe : je dois donc continuer à archiver les documents papier que je reçois. L'administration a écrit à ce sujet un excellent article de vulgarisation à ce sujet, intitulé "Sous quelle forme peut-on conserver ses papiers ?" et qui résume en une page la différence entre original et copie (papier ou numérique) et liste les papiers à conserver avec leur durée.

 

Seul petit bémol à cet article : s'il est vrai que la copie a toujours une valeur légale inférieure à l'original, cela ne signifie pas pour autant qu'elle ne peut être recevable dans le cadre d'une procédure. Mais il reviendra alors à la justice d'en apprécier l'authenticité et, à vous, le cas échéant, de prouver que l'original n'a pu être conservé.

 

La bonne nouvelle, c'est que le nombre de documents papier originaux est en baisse drastique. Vous pouvez déjà opter pour les factures dématérialisés, les avis d'impôts, les relevés bancaires, etc, etc.

 

Et la signature numérique dans tout çà ?

Ceux qui connaissent bien la loi savent que l'on peut numériser des documents papier en leur donnant une valeur probante, et donc détruire l'original (ce qui est en contradiction - apparente - avec ce que je viens juste d'écrire). Mais il faut pour cela qu'ils soient signés numériquement et archivés dans un système d'archivage électronique répondant à la norme ISO 14641-1/NF Z42-013, et autant le dire tout de suite, c'est un processus difficile voire impossible à mettre en œuvre pour le particulier moyen. La plupart des entreprises préfèrent d'ailleurs encore archiver leurs originaux papier plutôt que de se lancer dans une telle aventure. Quant aux fournisseurs de service de coffres-fort numériques, il ne prennent pas en charge ce processus. En tant que tiers de confiance, ils doivent cependant offrir certaines garanties, telles que définies par la norme ISO 14641-1/AFNOR NF Z42-020. Ils doivent notamment garantir la pérennité, l'intégrité et la confidentialité des données qu'ils hébergent.

 

 

Le coffre-fort numérique, plus fort qu'un "drive"

Un coffre numérique, comme on vient de le voir, c'est donc un espace sécurisé de stockage, de classement et de partage, avec la possibilité de centraliser de façon automatisée des documents éparpillés sur les différents sites web de vos organismes. La plupart des fournisseurs de coffre-fort proposent des "agents web" qui vont se connecter à votre place aux services en ligne que vous aurez au préalable spécifiés, afin de collecter et rapatrier dans votre espace personnel vos documents tels que les factures, relevés et autres avis. Il suffit de renseigner vos identifiants de connexion (login et mot de passe) pour chaque service. Les documents ainsi récupérés se classent automatiquement dans des dossiers et sous-dossiers et vous pouvez demander à être notifié par mail de l'arrivée de nouvelles pièces. La liste des sites acceptant cette collecte automatisée n'est cependant pas infinie, puisqu'il faut que le coffre-fort dispose de "l'agent web" d'une part, et que l'organisme émetteur du document dispose d'un espace de téléchargement pour ses clients ou administrés d'autre part.

 

Vous n'aurez pas manqué de noter qu'il faut saisir certaines informations confidentielles pour bénéficier de ce beau service qu'est la collecte automatisée de vos documents. Ce qui ne va pas sans poser de questions. Par exemple, si je veux récupérer mes factures amazon, je suis bien obligé de renseigner mon login et mot de passe pour ce compte. Identifiants qui me servent aussi à faire mes achats. Ouh là là ! Autant dire que le coffre-fort a intérêt à être sécurisé ! Mais comme personne n'est infaillible en la matière, que ce soit Amazon, le coffre-fort ou même votre banque, je vous conseille d'éviter de mémoriser vos moyens de paiement sur vos sites marchands préférés. Même si c'est plus pratique.

 

Les offres du marché

Ce paragraphe est purement indicatif, compte-tenu de la vitesse à laquelle évolue le marché. La preuve avec l'offre d'Allianz qui ferme...Ou Adminium qui a fait parler de lui de 2010 à 2012 et qui a fermé. Mais cela peut vous donner un aperçu des différentes possibilités qui s'offrent à vous. Et vous inciter à choisir le coffre-fort qui offre le plus de garantie de pérennité si vous ne voulez pas avoir à changer régulièrement...

  • Adminium : la société a fermé.

  • Allianz Protect :  Service payant  (environ 5 € / mois) ce qui explique sans doute que cela n'ait pas marché et que le service ferme au 1er octobre 2015...On a beau s'appeler Allianz...

  • Coffre-fort de la Caisse d'Epargne (voir securibox), du Crédit Agricole, du CIC (payant, limité à 1 Go, pas de collecte)...

  • Digiposte : Filiale de La Poste, il s'agit d'une solution 100% française et dont la pérennité ne peut être remise en cause (du moins à ce jour). Une offre gratuite sans limitation si ce n'est les 5 Go de stockage et 5 agents de collecte. Il faut passer à l'offre premium pour avoir plus.

  • E-coffrefort : L'offre est surtout destiné aux entreprises mais il existe des "packs" pour les particuliers, un tantinet complexes à comprendre, avec beaucoup d'options...et pas de collecte automatique mais un logiciel, ScanDirect, qui s'interface au pilote de votre scanner et permet de numériser directement vers le coffre-fort.

  • E-Factures : Une offre très proche de celle de Digiposte, mais l'offre gratuite ne propose que 3 "facturiers" et est limitée aussi à 5 Go.

  • Edeneo : Un coffre-fort électronique à valeur testamentaire. Vous stockez votre patrimoine numérique et vous désignez deux "vérificateurs" (un membre de votre famille et un conseiller extérieur), qui pourront ouvrir votre coffre-fort numérique à votre décès. Sinon, vous pouvez aussi partager le mot de passe de votre coffre-fort à votre conjoint, ou le noter sous scellé...mais c'est évidemment moins sûr.

  • MyArchiveBox : Start-up française...qui a du mal à décoller. Dommage.

  • Numéricoffre (de GMF) : service gratuit réservé aux sociétaires de la GMF. Si vous quittez la GMF, il vous faudra réclamer vos documents...

  • Securibox : (A ne pas confondre avec les produits de la société Stockage et SystèmesUne offre s'appuyant sur celle de CDC-Arkhineo, et très complète : collecte par agents web, bulletins de salaires, réversibilité en un-clic...L'espace de stockage est de plus gratuit et illimité pour toutes la collecte automatique. Securibox est aussi partenaire de la Caisse d'Epargne. Le seul bémol est qu'il n'y a pas d'application pour mobile et le design du site Web fait vraiment poussiéreux. Mais où sont passés les développeurs ??

  • Novapost : Un coffre-fort numérique qui vous permet de réceptionner vos bulletins de salaires et vos documents RH. Très prisés des entreprises mais pas aussi polyvalent que DigiPoste.

 

Les offres les plus complètes et les plus sérieuses à ce jour sont celles de DigiPoste et de SecuriBox. Elles proposent toutes deux un espace gratuit, des agents de collecte très nombreux et dont la liste s'enrichie régulièrement, des accords avec les sociétés de paie pour vos bulletins de salaires (ADP, Cegedim...). Ce qui les différencie à ce jour est l'application pour smartphone, disponible pour iOS et Android coté DigiPoste. Et l'impression que le dynamisme est plus coté DigiPoste que SecuriBox (je vous laisse juge du design).

 

 

 

 

Examinons donc de plus près l'offre de DigiPoste.


 Le coffre-fort électronique de La Poste

 

La Poste a lancé en 2011 un service en ligne baptisé « Digiposte ». Ce coffre-fort numérique permet de centraliser et organiser ses documents électroniques (ex : factures, bulletins de salaire, pièces justificatives, relevés de compte, etc.), de les archiver, ou encore de les transmettre de manière sécurisée à vos différents interlocuteurs. Le coffre-fort de DigiPoste constitue une offre complète qui permet aux utilisateurs de gérer très facilement leurs documents et de gagner un temps précieux au quotidien. Au départ, Digiposte offrait 1 Go gratuit, puis 3 Go et enfin 5 Go. Cette augmentation de l'offre suit l'évolution des drives comme Google Drive, OneDrive, DropBox. Et ce n'est probablement pas fini.

 

Ce qui différencie Digiposte de ces drive classiques ? Sur un drive on peut juste stocker et partager, sur DigiPoste, on peut surtout recevoir automatiquement documents, factures, bulletins de salaire, tout cela grâce à de nombreux connecteurs, ces fameux agents Web; il suffit de saisir le login et mot de passe de votre organisme, qui sera stocké par Digiposte), pour recevoir automatiquement les documents dans votre coffre. Une solution « 3 en un » pour recevoir, archiver et partager ses documents...

 

Si vous êtes salarié, et que votre entreprise a fait le choix de DigiPoste, vous pouvez de plus recevoir votre bulletin de salaire, documents RH et autre fiche fiscale unique directement dans votre coffre-fort personnel, sans que cela n'impacte vos 5 Go de stockage gratuits. Votre entreprise prend en effet en charge les coûts afférents à ce service. L'espace vous est par ailleurs acquis à vie, ce qui vous exonère d'une quelconque migration en cas de départ de l'entreprise. DigiPoste se rémunère au flux (nombre de documents RH téléchargés par mois) et non au stock (nombre de documents dans le coffre-fort).

 

S'abonner aux différents organismes, rien de plus simple. Il suffit d'afficher la liste des organismes disponibles, classés par catégories (e-commerce, administrations, banques, Eau Electricité Gaz, etc). Les 5 plus fréquents de chaque catégorie s'affiche ;

 

Si votre organisme fait partie de ceux-ci, cliquez sur son icône et saisissez vos identifiants de connexion. Ci contre l'exemple de Carrefour Drive. Sinon, cliquez sur les  trois petits points à droite (...) pour afficher la liste complète.

 

 

 

Vous pouvez également saisir le nom de votre organisme dans le champs de recherche, ce qui vous emmènera directement sur l'icône en question. Enfin, si votre organisme n'est pas listé, vous pouvez toujours faire une demande sur ce même écran, pour que DigiPoste développe l'agent Web. Il faut évidemment que de nombreux utilisateurs fassent la même demande pour que cette dernière soit prise en compte et que les développements se fassent. Ce ne sera donc pas immédiat.

 

Attention, rien ne vous empêche de créer deux abonnements pour le même organisme. Il n'y a pas de contrôle sur ce point. Et cela vient grossir inutilement votre liste d'abonnement. Vérifiez donc l'état de vos abonnements avant.

 

Annuler un abonnement à un organisme : c'est sans doute la fonction la plus cachée du coffre-fort. Il faut d'abord que l'abonnement ait été validé, à savoir que vous receviez un premier document. Ce qui peut prendre un certain temps. Cliquez sur "Gérer mes organismes et e-commerçants". Vous obtenez la liste de vos abonnements. Dans la zone de l'abonnement à résilier, cliquez sur "détails" puis sur "Résilier". Il se peut que néanmoins vous ne puissiez quand même résilier.

 

 

 

Classer ses documents de référence : Digiposte propose également un plan de classement plutôt intelligent qui permet de constituer des dossiers pour ses démarches administratives comme une demande de prêt, d'allocation, etc. Vous pouvez donc stocker plusieurs documents numérisés, comme les copies des cartes d'identité de toute la famille, les permis de conduire, des justificatifs de domicile (il prend en compte automatiquement les factures d'eau, électricité, téléphone ). Pour accéder à ces documents, cliquez sur "Mes Démarches" dans le menu de gauche, puis, "Mes documents de références". Vous pourrez ainsi sauvegarder vos copies et alimenter automatiquement vos différentes démarches administratives.

 

 

 

Naviguer dans votre coffre-fort : vous pouvez afficher vos documents par organisme (1 dossier par organisme), par type de document (relevés, factures, documents personnels téléchargés), trier la liste par nom, date de création du document, ou par poids (utile pour faire le ménage sur les gros documents). Vous pouvez aussi afficher vos documents favoris ou ceux que vous avez partagé (utile pour supprimer un partage).

Vous pouvez attribuer des mots clés à un document particulier, pour faciliter sa recherche. Par défaut, DigiPoste ne recherche un document que sur son nom. Or c'est parfois sur le contenu que l'on voudrait que la recherche se fasse. Difficile à faire sur un document scanné sans un bon OCR. Pour contourner le problème, DigiPoste vous offre la possibilité d'affecter des mots clés à des documents. C'est un peu fastidieux mais cela accélère grandement la recherche des documents par la suite.

 

Enfin, vous pouvez prévisualiser le document en cliquant simplement dessus. Cela marche pour tous les PDF à condition d'avoir le plug-in Acrobat d'installer dans votre navigateur, mais pas pour les documents office par exemple. Il vous faudra télécharger le document pour le lire.

 

 

 

Les banques aux abonnés absents

La seule chose qui manque vraiment à DigiPoste, ce sont les banques. Aucune n'apparait dans la liste des organismes, hormis...La Banque Postale, autre filiale du groupe La Poste. Est-ce parce que La Banque Postale est une concurrente directe des autres banques, et que certaines d'entre elles commercialisent déjà un service de coffre fort électronique ? En tout état de cause, impossible de rapatrier les relevés mensuels de BNP Paribas, des Caisses d’épargne, du CIC, de la Société Générale pour le moment...En revanche vous trouverez certaines régions du CIC et PayPal. Les choses peuvent donc encore évoluer puisqu'il n'y a pas si longtemps, il n'y avait que La Banque Postale.

 

 

 



23/09/2015
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